Apprendre Excel rapidement : découvrez le TOP 4 de nos méthodes

Apprendre Excel rapidement grâce aux cours particuliers

Si vous souhaitez vous perfectionner dans l’utilisation du logiciel Excel dans l’exercice de votre métier, pensez à intégrer les programmes continus des centres de formation en ligne dans votre projet de formation. Démarrez avec un programme qui correspond à votre niveau avant de poursuivre par une formation Excel de niveau intermédiaire ou avancé.

En optant pour une formation professionnelle continue, vous avez la possibilité d’améliorer constamment votre niveau. Les cours sur les fonctions intermédiaires et avancées du logiciel sont également mieux ciblés et mieux acquis par le stagiaire dans le cadre d’une formation particulière. En effet, les modules traités abordent généralement de sujets personnalisés à la demande du stagiaire.

De plus, ce dernier bénéficie d’un encadrement sur-mesure et complet de la part de son professeur. Cela peut être très avantageux s’il souhaite développer une compétence particulière sur le logiciel Excel : usage de tableaux croisés dynamiques, de fonctions Excel avancées et bien plus encore.

Dans un cours particulier Excel, vous pouvez aussi bénéficier d’une correction sur-mesure sur les erreurs que vous commettez ou les blocages que vous rencontrez.

Maîtriser les fondamentaux de Microsoft Excel

Nous allons lister et vous expliquer en quelques paragraphes les fonctionnalités Excel à maîtriser à tout prix pour atteindre un niveau intermédiaire ou avancé.

Raccourcis Microsoft Excel

La maîtrise des raccourcis vous permet d’optimiser l’utilisation du logiciel Excel. Vous pouvez notamment effectuer plusieurs tâches en un temps record puisque ceux-ci évitent les redondances.

En utilisant au mieux les raccourcis clavier d’Excel, vous pouvez gagner du temps dans la réalisation de vos calculs par exemple. Cela peut aider à améliorer votre productivité.

Voici les différents raccourcis sur Microsoft Excel à connaître par cœur :

• F9 : Pour refaire un ou plusieurs calculs sur les données saisies ;
• F5 : Aller à la table/cellule ;
• CTRL+A : Pour sélectionner une feuille entière ;
• CTRL+Espace : Pour sélectionner une colonne entière ;
• SHIFT+Espace : Pour sélectionner une ligne entière ;
• ALT+= : Pour ajouter une somme automatique ;
• CTRL+ALT+V : Pour créer un collage spécial à l’aide du logiciel Excel ;
• « CTRL+ : » : Pour ajouter l’heure ;
• « CTRL+ ; » : Pour insérer la date actuelle ;
• CTRL+F1 : Réaffiche et masque le ruban des fonctionnalités ;
• Ctrl+C : Copier les données ;
• Ctrl+S : Enregistrer les données.

Ce que nous venons d’évoquer sont les raccourcis les plus utilisés sur la logiciel Excel. Il existe aussi les raccourcis par défaut qui apparaissent dans le menu : Rétablir, Enregistrer, Annuler. Notez que vous pouvez également insérer de nouveaux raccourcis dans le menu si nécessaire.

Pour ce faire, cliquez sur l’onglet « Fichiers », puis sur « Options », « Barre d’outils », « Accès Rapide » et «Copier-Coller » par exemple.

Gestion simultanée de plusieurs fichiers Excel

Il existe une astuce très simple qui vous facilitera la gestion de vos fichiers Excel. Vous pouvez notamment ouvrir et consulter plusieurs feuilles de calcul en même temps en sélectionnant tous les fichiers concernés et en appuyant sur « Entrée ». Avec ce simple geste, tous vos fichiers Excel sont affichés en même temps.

Qu’en est-il des différentes fonctions Excel ?

Le logiciel Excel contient une cinquantaine de fonctions que vous devez absolument maîtriser si vous souhaitez atteindre un niveau avancé dans cette suite bureautique : SOMME, ET, OU, SI, PUISSANCE, RECHERCHEH, etc.

L’assimilation de ces fonctions et de leurs rôles nécessite, d’autre part, l’encadrement de professionnels. Pensez à prendre des cours particuliers sur les différentes fonctions Excel afin d’éviter les risques d’erreur dans vos calculs, de faciliter vos recherches de données professionnelles ou autres informations stockées sur le tableur Excel.

Voici les étapes à suivre pour insérer une nouvelle fonction sur le logiciel Excel :

• Vous trouverez l’icône Fx sous le ruban Excel, cliquez dessus pour obtenir toutes les cellules contenant une fonction donnée. Celles-ci sont précédées du caractère « = ».
• Entrez, ensuite, le nom de la fonction, dans la cellule que vous aurez choisie.

Basculez entre plusieurs dossiers Excel à l’aide de « Ctrl + Tab »

Précédemment, nous vous avons montré comment ouvrir plusieurs documents Excel en même temps. Cela peut être pratique si vous devez gérer plusieurs données simultanément.

Par contre, il n’est pas toujours évident de consulter un dossier à l’autre lorsqu’il y a une tâche urgente à effectuer. Pour y remédier, utilisez le raccourci « Ctrl+Tab » pour vous permettre de passer automatiquement d’un fichier Excel à un autre.

Cela aide à faciliter et à accélérer la gestion de vos fichiers.

La fonction « Cliquer et Glisser » pour dupliquer les formules Excel

Le copier-coller sur Excel peut s’avérer fastidieux voire contre-productif si vous disposez de peu de temps pour effectuer une multitude de tâches. Il faut dupliquer des formules pour gagner du temps. Au lieu de Copier-Coller une formule, vous pouvez « Cliquer et Glisser » pour dupliquer :

• Sélectionnez la cellule concernée et mettez le curseur en bas à droite ;
• Une fois ceci fait, vous obtenez une croix qui vous permettra de Copier-Coller automatiquement une ou plusieurs formules ; vers le bas ou sur le côté ;
• La fonction « Cliquer et faire glisser » permet également de créer une séquence logique à partir d’un minimum de deux cellules. Prenons un exemple : si deux cellules successives sont numérotées 1 et 2, sélectionnez les deux en même temps puis cliquez sur la croix qui apparaît en bas ;
• Maintenez le curseur et faites-le glisser sur d’autres cellules. Celles-ci seront alors numérotées 3, 4, 5, 6 …

Zoom sur les TCD du logiciel Excel

La création de tableaux croisés dynamiques est une fonctionnalité unique à Microsoft Excel, à ce jour inégalée. Grâce à cette fonction, vous avez la possibilité d’établir des tableaux complexes, notamment pour réaliser des statistiques ou pour gérer des données d’importance cruciale.

Si vous souhaitez tirer le meilleur parti des différentes fonctionnalités du logiciel Excel, la maîtrise du tableau croisé dynamique est une étape cruciale.

En règle générale, l’insertion d’un nouveau tableau croisé dynamique se fait en quelques clics : Allez dans l’onglet « Insertion » puis choisissez « Tableau Croisé Dynamique ». L’utilisateur obtient les 4 zones suivantes ainsi qu’une série de champs une fois la table créée et les données sélectionnées :

• Lignes d’étiquettes ;
• Étiquettes de colonne ;
• Filtre de rapport ;
• Valeurs.

Apprenez Excel rapidement : variez vos supports pédagogiques

Quel que soit le niveau Excel visé, il est toujours plus judicieux de varier les outils dédiés à l’apprentissage. Par exemple, vos cours particuliers en ligne peuvent être combinés avec des tutoriels gratuits sur YouTube ou sur les applications mobiles. Les cours dispensés sur ces supports sont devenus très en vogue de nos jours compte tenu de leur grande accessibilité en termes de coût et de mobilité.

En effet, vous pouvez par exemple accéder à des vidéos et podcasts depuis votre Smartphone que vous ayez une connexion internet ou non. Vous avez la possibilité de voir certaines matières que vous avez du mal à assimiler en cours, lorsque vous êtes dans le bus ou dans le métro par exemple.

Assurez-vous simplement que les cours sont fiables. Privilégiez les tutoriels de formateurs Excel expérimentés ou d’utilisateurs expérimentés du logiciel. Dans tous les cas, il est toujours astucieux d’être accompagné en même temps par un professeur Excel qualifié.

Parmi les plateformes fiables pour apprendre les bases et les fonctions avancées des logiciels Excel, nous vous citons par exemple : Excel Tips, Excel Campus, Chandoo.org, Learn Excel, GCF Excel 2010 Tutorial, etc.

Portez une grande attention au choix de votre centre de formation

Choisir un centre de formation professionnelle n’est pas toujours une mince affaire compte tenu de la pléthore d’écoles qui apparaissent chaque année sur le web. Avant de débuter ou d’approfondir vos cours Excel, prenez soin de bien choisir l’organisme de formation avec lequel collaborer.

Tout d’abord, renseignez-vous sur les certifications et labels dont bénéficie le centre. Les certifications dont il bénéficie témoignent de la fiabilité et du sérieux des programmes d’apprentissage qu’il dispense. Celles-ci garantissent également la reconnaissance du centre par l’Etat et sur le marché de l’emploi en France.

En règle générale, un centre de formation donné est dit fiable s’il est référencé Datadock ou certifié Qualiopi, la formation qu’il dispense est éligible aux aides financières du Compte Personnel de Formation et de Pôle Emploi. C’est notamment le cas de Clic Compétences ; un centre de formation professionnel agréé qui dispense des formations ultra-personnalisées en informatique bureautique.

Pour rappel, les formations éligibles au CPF sont finançables programmes de financement mis en place via ce dispositif. Les formations inscrites à Pôle Emploi, en revanche, favorisent la réinsertion professionnelle des demandeurs d’emploi relevant de cette entité.

Quoi qu’il en soit, les critères suivants doivent également être pris en compte dans votre sélection d’organismes de formation :

• L’expérience, la notoriété et le statut du centre de formation concerné ;
• L’approche pédagogique mise en place ;
• Les modalités d’apprentissage, les compétences des formateurs, etc.