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Outlook est le service de messagerie de Microsoft Office. Ce logiciel bureautique est multifonctionnel et est utilisé, dans la majorité des cas, à des fins professionnelles. Vous pouvez gérer vos emails avec cette suite bureautique : envoi de messages, réception, consultation de la boîte mail … Elle facilite également la gestion de vos tâches quotidiennes ainsi que votre agenda vu qu’elle est munie d’un calendrier numérique.

Microsoft Outlook a été introduit en 1997 avec la version 97 de Microsoft Office et était inclut uniquement avec Windows XP. Maîtriser Outlook est une compétence essentielle souvent requise en entreprise puisqu’il s’agit du service de messagerie le plus utilisé au côté de Gmail et de Yahoo.

Les échanges professionnels et de plus en plus les échanges entre particuliers se font par voie électronique qu’il s’agisse d’un simple courrier, de l’envoi d’un devis, d’un contrat, d’une présentation… Outlook étant la messagerie numéro 1, vous vous devez de connaitre son fonctionnement quelle que soit votre activité.

Si vous êtes encore novice dans l’utilisation d’Outlook, sachez que des cours d’initiation pour débutants sont disponibles sur le web pour vous aider à comprendre son fonctionnement global.

Notre article portera sur les programmes d’une Formation Outlook CPF pour débutants et d’autres détails importants à retenir sur ce logiciel.

Quels sont les programmes prévus dans une Formation Outlook CPF pour débutants ?

Quels sont les programmes prévus dans une Formation Outlook CPF pour débutants ?

Les leçons enseignées dans un programme pour débutants sont basées sur des sujets très basiques. Elles auront notamment pour objectif de familiariser le nouvel utilisateur avec les différentes fonctionnalités d’Outlook.

Le nombre de modules couverts diffère pour chaque organisme de formation mais en règle générale, 4 à 8 modules sont traités tout au long de la formation.

Module 1 : Découverte du logiciel Outlook

Pour commencer, le stagiaire devra apprendre à :

  • Démarrer le logiciel Outlook sur son ordinateur ;
  • Repérer les différents outils à l’écran : règle, barre d’état, barres de menu, barre d’outils ;
  • Utiliser les outils d’assistance.

Il doit prendre connaissance des conditions d’utilisation de la messagerie ainsi que des informations de connexion et de sécurité à retenir avant d’utiliser le logiciel.

Une fois cela fait, il peut poursuivre avec les autres programmes du module 1 qui sont :

  • La rédaction et l’envoi d’un message ;
  • L’envoi d’un message seul message à plusieurs destinataires ;
  • La création et l’envoi d’une réponse automatique ;
  • Les règles d’utilisation du papier à lettres pour créer et mettre en forme un nouveau message ;
  • Les règles d’utilisation d’une application Office pour créer un nouveau message ;
  • Définir un ordre de priorité, des options de suivi des messages et des critères d’envoi ;
  • La demande d’accusé de réception ;
  • L’insertion d’une pièce jointe, d’un fichier et d’une signature pour personnaliser l’email ;
  • Définition du format du message ;
  • Utilisation et consultation du carnet d’adresses pour choisir les destinataires et lister les contacts ;
  • Consulter la boîte de réception et envoyer une réponse à un message ;
  • Ouverture et enregistrement du fichier joint ;
  • Transférer un e-mail reçu à un autre contact ;
  • Ajouter une signature.

Module 2 : Gestion de la boîte de réception

Le module N°2 est plus axé sur la gestion de la boîte de réception. En particulier, il enseigne au stagiaire comment savoir s’il a reçu un nouveau message ou non ; comment lire le nouveau courrier reçu, le transférer à quelqu’un d’autre ou même le stocker dans le dossier archives …

Le programme couvre également les autres sujets suivants :

  • Définition de la nature du courrier reçu ;
  • Tri et classement des messages ;
  • Gestion des accusés de réception ;
  • Sauvegarde des pièces jointes ;
  • Conception de nouveaux dossiers de stockage ;
  • Classement automatique des messages dans ces dossiers ;
  • Partage de messages avec des dossiers publics ;
  • Permettre à un autre utilisateur de voir sa boîte aux lettres ;
  • Vérifier la boîte aux lettres d’un collègue;
  • Indication d’absence à ses correspondants ;
  • Suppression et impression d’un message ;
  • Suppression de la notification indiquant l’arrivée d’un nouveau message.

Module 3 : Gestion des contacts

Le troisième module se concentre davantage sur la gestion de vos nouveaux et anciens correspondants sur Outlook :

  • Ajout d’un nouveau contact ;
  • Création d’un ou de plusieurs carnets d’adresses ;
  • Recherche d’un nouveau ou ancien correspondant ;
  • Modification et impression d’un contact ;
  • Exportation des dossiers de contacts ;
  • Renommer la liste de contacts ;
  • Création d’une liste de diffusion pour l’envoi d’emails à plusieurs destinataires.

Module 4 : Gestion de planning grâce au calendrier

Voici les programmes prévus dans le module N°4 :

  • Configurer le calendrier comme vous le souhaitez ;
  • Changer l’affichage des jours et des mois de votre calendrier ;
  • Prendre et programmer des rendez-vous ;
  • Afficher et répondre à une invitation à une réunion ;
  • Inviter des correspondants à participer à une réunion en ligne ;
  • Faire des entrées et des sorties régulières ;
  • Planifier une réunion en en scrutant plusieurs agendas en même temps ;
  • Vérifier la disponibilité des participants à une réunion.

Module 5 : Gestion des tâches et des notes

Le module N°5 traite de sujets diversifiés mais toujours utiles pour apprendre à utiliser Outlook :

  • Création d’une note et d’une ou de plusieurs tâches ;
  • Personnaliser les paramètres de ses notes : choix de la couleur et de la taille de la police ;
  • Affectation d’une tâche à un autre utilisateur.

Outlook CPF pour débutants : quels sont les métiers accessibles ?

Maîtriser les bases du logiciel Outlook peut être une meilleure ressource pour faire avancer votre carrière. Il faut savoir que cette compétence est souvent demandée par les recruteurs quel que soit le domaine d’activité ou la profession visée (commercial, finance, communication, marketing, technique, administration, comptabilité …).

Toutes ces activités nécessitent des échanges constants de mails. En ce sens, Outlook semble être l’outil le plus efficace pour mener des conversations professionnelles et digitales efficiente. Vous pouvez gérer automatiquement vos rendez-vous, participer à des réunions et écrire à plusieurs correspondants en même temps.

Les métiers de secrétaire de direction et d’assistante administrative nécessitent également de fortes compétences Outlook puisque les collaborateurs concernés sont souvent amenés à planifier des rendez-vous, concevoir et rechercher des fichiers et sous-dossiers …

Si vous postulez à un emploi et maîtrisez les bases du logiciel Outlook, vous aurez plus de chances d’obtenir le poste de secrétaire car vos compétences vous démarqueront des autres candidats.

Les autres fonctions suivantes requièrent aussi une excellente maîtrise du logiciel Outlook : conseiller bancaire, agent administratif, avocat, commercial, responsable marketing/communication, responsable e-mailing …

Quels sont les avantages d’une Formation Outlook CPF pour débutants ?

Avoir une connaissance minimale du logiciel Outlook peut grandement contribuer à améliorer votre productivité et la qualité de votre travail. Après avoir suivi une formation pour débutants et avoir acquis les bases du logiciel, vous pourrez bénéficier des avantages suivants :

  • Outlook profite d’une très grande accessibilité : Vous pouvez l’utiliser sur tout type d’appareil, même hors ligne. En effet, grâce à Outlook Exchange, vous avez la possibilité de préparer et de programmer vos messages électroniques en cas de panne de connexion. Ceux-ci sont automatiquement envoyés au destinataire désigné une fois la connexion rétablie.
  • Vos données professionnelles sont parfaitement sécurisées : Outlook Exchange vous permet d’effectuer un tri automatique draconien, à moduler selon vos besoins pour sécuriser les informations que vous insérez dans votre boîte mail.
  • Dans la section précédente, nous avons mentionné que vous pouvez créer plusieurs sous-dossiers dans votre compte Outlook. Ces sous-dossiers serviront notamment à mieux organiser votre boîte mail et donc à faciliter vos recherches et traitements de messages si besoin.
  • Vous pouvez également effectuer des actions personnalisées pour optimiser la gestion de votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez classer vos emails par thème et les assembler systématiquement dans un seul dossier pour éviter de surcharger la boîte de réception.

D’autres atouts indéniables sont aussi offerts aux utilisateurs d’Outlook :

  • Courriels personnalisés grâce à l’utilisation de signatures et de noms de domaine personnalisés ;
  • Consultation simultanée de deux ou plusieurs boîtes aux lettres ;
  • Promotion du travail collaboratif au sein d’une entreprise ;
  • Rédiger et envoyer automatiquement des messages électroniques à partir d’un fichier Word ;
  • D’autres fonctions supplémentaires telles que la gestion des tâches et la prise de notes, l’organisation des données, l’invitation à une réunion, etc.

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La formation Outlook de Clic Compétences se déroule en ligne et est encadrée par des formateurs hautement qualifiés. Ce sont des cours particuliers préconisés selon les attentes particulières de chaque stagiaire et selon le niveau évalué avant le début des sessions.

Ils sont couplés à une plateforme e-learning accessible jour et nuit. Les exercices pratiques y sont distribués pour permettre au stagiaire de mettre en pratique les cours théoriques.

Les formations privées du centre sont particulièrement adaptées à tous les novices qui ont besoin de mentors pour les guider sur le fonctionnement général et l’utilisation du logiciel Outlook. Les sujets abordés sont entièrement individualisés pour chaque stagiaire.

Elles sont clôturées via des examens de certification menant à un certificat ICDL ou TOSA.

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