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Comme son nom l’indique, Microsoft Access est l’un des logiciels phares conçus par Microsoft Office pour améliorer l’expérience utilisateur dans la gestion de leurs bases de données. En effet, Access est exclusivement un Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles (SGBDR) de Microsoft Office, développé pour la première fois en 1992 pour remplacer « Embedded Basic ».

Tout comme avec Excel, vous pouvez créer des Tables avec Access. Néanmoins, ce dernier dispose de fonctionnalités plus avancées qui ont pour vocation de simplifier et de mieux sécuriser des données complexes, notamment des informations professionnelles importantes comme des commandes clients, des statistiques de ventes réalisées par une entreprise, un comparatif de chiffre d’affaires, etc.

Il n’est également pas limité en nombre de données à manipuler et est plus puissant à tous points de vue (gestion, programmation, etc.). Il faut savoir que ce logiciel est simple d’utilisation et que les débutants peuvent exploiter ses différentes fonctionnalités de manière optimale, après avoir suivi une formation appropriée.

Notre article parlera ensuite de la Formation Access CPF pour débutants, des fonctionnalités, rôles et avantages du logiciel tant sur le plan professionnel que personnel.

Le logiciel Microsoft Access en quelques lignes

Le logiciel Microsoft Access en quelques lignes

Vous n’avez pas besoin d’être un développeur web confirmé pour pouvoir créer des applications avec Microsoft Access. Comme nous venons de le mentionner, ce logiciel bénéficie d’une simplicité d’utilisation et peut être exploité par des débutants et des utilisateurs déjà familiarisés avec les programmes Microsoft Office.

Les données et autres créations que vous souhaitez développer à partir du logiciel sont toutes conçues de toutes pièces ou à partir de modèles préexistants. Grâce à ce procédé, le logiciel peut s’adapter aux besoins de chaque utilisateur.

En effet, ce dernier a la possibilité de concevoir des applications attractives, personnalisées et simplifiées à partir des maquettes disponibles. Les professionnels utilisent généralement le logiciel Access pour automatiser la saisie et la sauvegarde de leurs bases de données en seulement quelques clics. Ceci est parfait pour la réalisation d’un projet de petite taille.

En revanche, des outils avancés d’aide à la programmation sont également disponibles sur le logiciel pour vous aider à assurer une gestion optimale de vos bases de données :

Tables

Les Tables vous permettent notamment de bien organiser vos données commerciales et professionnelles et de les stocker en toute sécurité.

Formulaires

Les données peuvent être saisies dans des Formulaires. Néanmoins, à ce stade, l’utilisateur a l’avantage de personnaliser et d’optimiser à sa guise ces dites saisies. Les formulaires sont étroitement liés aux tables et peuvent être animés via des photos, des boutons, des textes, etc.

Macros

Tout comme les formulaires, les Macros peuvent être associées aux tables depuis le lancement de la version 2007. Ils peuvent également être liés à des formulaires ou à des rapports.

Dans la plupart des cas, une macro peut s’exécuter seule. Qu’est-ce qu’une macro exactement ? Il s’agit d’une série d’instructions visant à renforcer la spécification d’une base de données.

États

Nous venons de mentionner les « États ». Il s’agit de prévisualisations que l’on effectue avant des impressions personnalisées et puissantes. Notez qu’il est impossible de saisir des données dans un état. Ce dernier est notamment associé à une table et une requête et non à un formulaire.

Requêtes

Elles permettent de trier et de synthétiser les données saisies dans une ou plusieurs tables. On peut aussi les utiliser pour effectuer des calculs, modifier et supprimer automatiquement des données. Soulignons qu’une Requête donnée peut être associée et basée sur une autre requête et une table.

Modules

Il s’agit de macros dans des versions plus évoluées. En effet, les macros sont écrites en français et les Modules en anglais et en Visual Basic. Ceux-ci sont généralement basés sur des états et des formules. Des fonctions personnalisables peuvent également être créées en fonction des requêtes.

Rapports

Les Rapports peuvent être configurés et personnalisés selon les attentes de l’utilisateur. Ils peuvent être agrémentés de graphiques et de couleurs si nécessaire. Grâce aux rapports, les utilisateurs peuvent éditer les positions.

Les programmes associés à la formation Access CPF pour débutants

Le nombre de modules couverts dans une Formation Access CPF pour débutant varie pour chaque organisme de formation : généralement entre 5 et 10 modules. Dans tous les cas, les cours auront pour but d’initier le stagiaire à l’utilisation la plus élémentaire du logiciel.

À l’issue de la formation, il doit être suffisamment opérationnel pour exploiter les fonctionnalités Access les plus élémentaires dans l’exercice de son métier :

Leçon 1 : Présentation

La formation débute par une présentation générale du logiciel et de ses différentes fonctionnalités. Les exercices associés au module N°1 l’aideront ensuite à se familiariser avec le logiciel. En particulier, il doit être capable de :

  • Comprendre les fondamentaux de l’environnement Access : macros, états, requêtes, tables, formulaires …
  • Identifier les barres disponibles à l’écran : barre d’état, règle, menus, barre d’outils ;
  • Construire une base de données ;
  • Concevoir un SGBD ;
  • Joindre, importer et exporter des informations ;
  • Consulter et enregistrer la base de données prédéfinie.

Leçon 2 : Conception et gestion d’une table ou d’une base de données

Le deuxième module comprend des cours sur les sujets suivants :

  • Création d’une ou plusieurs nouvelles tables ;
  • Établir la relation entre les tables ;
  • Déterminer les champs ;
  • Identifier/définir la clé primaire de l’index ;
  • Agencer et partager les données dans les différentes tables.

Leçon 3 : Apprendre les relations

Dans le module N°3, on enseigne à l’apprenant comment :

  • Associer les tables ;
  • Choisir et utiliser des relations : « un à plusieurs », « un à un » …
  • Utiliser des schémas relationnels avancés : schémas en étoile, tables relais, etc.
  • Atteindre l’intégrité référentielle ;
  • Concevoir une liste déroulante.

Leçon 4 : Conception d’un formulaire

Après avoir assimilé les règles d’utilisation des différents types de relations, vous pouvez passer à la création, à la modification et à la hiérarchisation des formulaires instantanés classiques et des formulaires instantanés en tableau. Le module N°4 couvre également :

  • L’utilisation et la modification des listes déroulantes ;
  • La conception et l’intégration de sous-formulaires ;
  • Le choix d’un style de formulaire particulier ;
  • L’insertion de boutons de commande, d’une liste de recherche, de calculs, d’images ;
  • Saisie, modification, recherche, tri et suppression de données stockées.

Leçon 5 : Requêtes

Tous les cours associés aux requêtes sont traités dans ce module :

  • La création d’une requête ;
  • Tri unique ou multiple des données ;
  • La définition d’un champ et des critères de sélection d’un filtre ;
  • Les différentes fonctions de calcul : Majuscules, Extraction de chaînes, Minuscules, VraiFaux ;
  • Les calculs en ligne en utilisant le générateur d’expression et en ayant recours à la syntaxe des formules ;
  • Calculs en ligne à l’aide du générateur d’expressions et de la syntaxe des formules ;
  • Techniques de calcul en colonne.

Leçon 6 : États

Dans ce module, le stagiaire devra apprendre à concevoir et éditer des rapports par l’assistant, à l’aide d’une requête, à partir de sauvegardes, d’étiquettes, de tabulaires et de colonnes.

Il doit aussi apprendre les techniques d’impression d’un état, de création d’un rapport de publipostage, de tri et d’assemblage.

Formation Access CPF pour débutants : dans quel intérêt ?

Formation Access CPF pour débutants : dans quel intérêt ?

Les capacités de stockage Excel présentent une certaine limite lorsque les données enregistrées sont en grande quantité. Pour y remédier, il est toujours bon d’apprendre à utiliser le logiciel Access, qui peut stocker une masse de données importante et proposer divers outils de gestion automatique.

Access est disponible dans quelques versions de Microsoft Office et s’intègre parfaitement à ses autres services. Cela peut être très avantageux pour les utilisateurs classiques de Microsoft qui n’auront aucune difficulté à se familiariser avec l’interface graphique du logiciel.

Quoi qu’il en soit, notez que ce dernier est facile à manier et peut être utilisé à la fois par des novices et des experts. Faites-vous accompagner par un formateur dans un premier temps. D’autre part, vous pouvez aider en utilisant les outils « Assistant » du logiciel.

Avec le logiciel Access, vous pouvez créer des rapports/formulaires et gérer systématiquement des données complexes ayant attrait à votre métier ou aux activités entrepreneuriales que vous pratiquez. Access dispose en effet d’outils de reporting et de suivi de données très sophistiqués pour vous assister à cet égard.

En quelques mots, le logiciel Access vous permet de bénéficier des avantages suivants :

  • Un investissement plus rentable grâce à son faible coût et sa facilité d’utilisation ;
  • Transfert et sauvegarde des données beaucoup plus faciles grâce au regroupement de plusieurs tables dans une seule base de données. Ceci favorise également un gain de place important car l’espace de stockage est moins encombré ; les données redondantes sont supprimées et saisies une seule fois ;
  • Automatisation de l’enregistrement des informations ;
  • L’utilisateur bénéficie d’un système d’assistance efficient ;
  • Il peut créer facilement des formulaires et des rapports ;
  • Les formulaires permettent de simplifier la gestion des données ;
  • Le logiciel permet d’utiliser le même programme pour plusieurs tables. Il fait ainsi gagner beaucoup de temps. Vous développez une seule fois votre besoin en termes de tableau, traitement et vous l’utiliserez pour plusieurs bases de données.

Formation Access CPF pour débutant : cours particulier ou cours collectif ?

Il est toujours plus judicieux d’être accompagné par un formateur si vous avez le niveau d’un débutant. Optez pour des cours particuliers si vous souhaitez bénéficier d’un programme sur-mesure, préconisé selon vos besoins, vos compétences de départ et aux horaires qui vous conviennent le mieux.

En séance privée, vous aurez toute l’attention de votre professeur, qui aura pour mission de comprendre vos difficultés et de vous aider à progresser. Il proposera des programmes et des exercices pratiques individualisés qui vous permettront de comprendre le fonctionnement des tables, formulaires, états et requêtes du logiciel Access.

De votre côté, vous pouvez lui poser des questions sur les parties que vous avez du mal à suivre. Le professeur, quant à lui, vous fournira des explications plus détaillées.

Ces prestations sur-mesure sont souvent inaccessibles dans un programme collectif tel qu’une formation en présentiel. À ce stade, le professeur encadre plusieurs apprenants en même temps et doit tenir compte du niveau général de la classe. Les cours dispensés sont pré-préparés pour tous les stagiaires.

De leur côté, ces derniers ne peuvent bénéficier d’un accompagnement complet et sur-mesure puisque le formateur doit s’occuper de l’ensemble de la classe et non d’un seul apprenant à la fois.

Formation Access CPF pour débutant : les avantages des cours en ligne

Formation Access CPF pour débutants : les avantages des cours en ligne

Si vous exercez une ou plusieurs activités professionnelles en dehors de votre formation, nous vous conseillons de souscrire à des offres de cours particuliers Access en ligne. Les formations numériques et les plateformes e-learning sont devenues très en vogue de nos jours vu qu’elles sont accessibles de n’importe où.

Pour votre formation Access, notez que de nombreux centres de formation reconnus et agréés CPF proposent des programmes en ligne très diversifiés. Si vous recherchez un programme pour stagiaires débutants, le centre de formation Clic Compétences dispense par exemple des cours d’initiation sur-mesure, que vous pouvez suivre en privé et à distance avec un formateur professionnel.

Vous pouvez apprendre à l’heure et à l’endroit que vous souhaitez puisque votre professeur vous encadre par vidéo ou par téléphone. Les formations Access de Clic Compétences s’adressent à tous les profils et niveaux de stagiaires.

À chaque niveau d’apprenant correspondent des programmes de formation adaptés. Ceux-ci sont tous certifiants et permettent d’obtenir soit la certification TOSA, soit la certification ICDL.

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