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La réglementation régissant l’usage de Mon compte de formation stipule clairement que la formation des employés doit avoir lieu en dehors des heures de travail.

Elle peut notamment être effectuée pendant les fins de semaine, les jours de congé, les périodes chômées et pendant les temps accordés pour un RTT (Réduction du Temps de Travail).

Par contre, cette règle peut faire l’objet d’une exception lorsque des situations exceptionnelles se présentent.

En effet, le salarié a la possibilité d’assister à des cours durant son temps de travail. Pour ce faire, différentes démarches doivent être respectées. C’est ce que nous allons traiter ensemble dans cette note.

Choisir une formation compatible avec l’activité de l’entreprise

À un moment ou à un autre, nous ressentirons toujours le besoin de nous former afin d’acquérir de nouvelles compétences. Différentes raisons peuvent être à l’origine de cela :

  • Le salarié exerce un poste avec des domaines d’intervention qui s’avèrent très variés. En ce sens, il est plus que requit de suivre quelques cours pour pouvoir maîtriser les différentes tâches et fournir un travail de qualité à son supérieur ou à ses clients. C’est aussi la façon d’être toujours à niveau dans son métier.
  • Celui-ci de changer d’activité ou d’accéder à un poste avec des compétences jamais encore exercées. Il peut aussi arriver qu’il prévoit une véritable reconversion professionnelle. Or, ses connaissances sur la nouvelle activité restent minimes. Pour pallier ses lacunes, il devra suivre des formations dispensées par des professionnels du secteur.
  • L’employé ressent tout simplement le désir d’apprendre et d’élargir ses compétences intellectuelles.

Quoi qu’il en soit, il est judicieux d’opter pour une formation qui répond à la fois à des besoins personnels et à la ligne directrice de l’entreprise. De cette façon, le manager sera ainsi plus enclin à permettre à l’employé à assister aux formations pendant les heures de bureau.

Dans certains cas, c’est la société elle-même qui recommande au salarié de suivre une formation lorsqu’un nouveau projet est engagé mais que cela reste en dehors de son domaine d’expertise.

Faire part du programme de formation avec le responsable hiérarchique

Une fois que votre choix a été fait, la prochaine étape consiste à solliciter votre supérieur pour discuter avec lui du plan de formation que vous avez planifié. Ici, il vous appartient de trouver les arguments pour le convaincre. Les intérêts de l’entreprise vis-à-vis de la formation doivent être explicités en détail. Quels sont les avantages qui peuvent être obtenus?

En tout état de cause, une demande écrite doit être adressée au responsable compétent 60 jours calendaires avant le début de la formation. Cette durée n’est valable que pour les stages de moins de 6 mois.

Une lettre à déposer 120 jours avant le jour J doit être envoyée pour une formation qui va au-delà de cette période.

Dans les deux cas, le responsable est tenu de donner une réponse dans les 30 jours suivant le dépôt de la demande. La requête est considérée comme automatiquement acceptée s’il ne mentionne aucun retour durant ce délai.

Cette demande peut être effectuée à l’occasion de l’entretien individuel de formation. Les entreprises en font passer généralement un par an.

Procéder à une demande de prise en charge à distance

Une demande de prise en charge doit être effectuée dans les 10 jours qui suivent le 1er jour des cours. Il s’agit d’une saisie en ligne qui s’effectue au niveau d’une plateforme unique : https://moncompteactivite.gouv.fr.

Une fois arrivé sur le site, il faut envoyer une demande d’accès. Le nom d’utilisateur et le mot de passe associés seront communiqués par message électronique. Il est impératif que l’employé les stocke et les garde confidentiels car il en aura besoin à chaque fois qu’il se connectera au site.

La connexion et l’ensemble de ce processus seront facilités grâce à un espace dédié déjà en place.

Il convient de noter que si aucune réponse n’est envoyée dans ce délai de 10 jours, cela indique que la requête de prise en charge n’a pas été acceptée.

Qu’en est-il de l’accompagnement à la VAE et du socle de connaissances ?

Théoriquement, le salarié est autorisé à suivre ses cours durant les horaires de travail si le sujet de la formation porte sur l’accompagnement à la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) et le socle de connaissances.

Le procédé reste le même que pour la formation dans d’autres domaines. Vous devez rédiger une demande d’autorisation dans les 60 jours ou 120 jours avant le début du cours.

Contrairement à ce qui pourrait se produire avec d’autres formations, le chef d’entreprise doit donner un avis favorable lorsqu’une demande a été introduite.

La seule alternative qu’il dispose pour réfuter est de reporter la date de la formation dans le cas où les formations à suivre ne relèvent d’aucune activité de l’entreprise. Il peut, par exemple, juger que la formation ne présente aucune opportunité et aucun intérêt pour l’évolution du chiffre d’affaires.

Dans ce sens, celle-ci peut être reportée à une date ultérieure le temps que le salarié concerné assume la charge de tâches plus urgentes. Cependant, cette date ne doit pas dépasser 12 mois.

Pour rappel, le socle de compétences porte sur 7 sujets bien distincts :

  • Mener un mode de vie sain : respect de l’hygiène, de l’environnement, bonne posture, gestes de politesse, sécurité, etc.
  • Les mathématiques et les calculs de base
  • Savoir travailler en équipe
  • Renforcer la capacité d’apprentissage
  • Les règles de communication françaises
  • Communication digitale et techniques de l’information
  • Atteindre les objectifs individuels et l’autonomie professionnelle

En ce qui concerne l’accompagnement à la VAE, il s’agit généralement d’exercices d’expression écrite portant sur des thèmes variés : sciences humaines, sport, comptabilité, santé, sciences sociales, sciences, etc.

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